Digitalisierung – Medientipp 2

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Whitepaper und Dokumentationen

Digitalisierung Medientipps

Warum Unterlagen digital zur Verfügung stellen?

Kleine Unternehmen verfügen sicher über eine Vielzahl von Unterlagen und Dokumentationen, die sie ihren Kunden zur Verfügung stellen wollen oder auch müssen – Zertifikate, Beschreibungen, Anleitungen, … Auch der stationäre Einzelhandel kann sich mit solchen Service-Angeboten von der Online-Kon­kur­renz abheben.

Die Unterlagen sind meist schon da und müssten eigentlich nur noch digitalisiert werden, um sie der eigenen Klientel zur Verfügung zu stellen. Einmal erstellt, können die Unterlagen immer wieder verwendet werden.

Dennoch gibt es viele kleine Unternehmen und Dienstleister oder Institutionen, die noch mit Fax oder der guten alten Post arbeiten. Um wie viel schneller sind benötigte Dokumente per E-Mail verschickt oder auf der eigenen Webseite zum Download zur Verfügung gestellt. Das spart Papier – weil es oft ausreichend ist, die Dokumente digital zur Verfügung zu haben – und vor allem Zeit. Schließlich erkannte schon Benjamin Franklin: „Zeit ist Geld“.

Whitepaper und Dokumentationen
Whitepaper und Dokumentationen

So bieten Sie Ihren Kunden einen zusätzlichen Service, weil sie gerade bei Downloaddokumenten zu jeder Zeit und an jedem Ort darüber verfügen können. Möglichkeiten gibt es viele:

  • sei es der Heimhandwerker, der gerade am Samstag wissen muss, wie ein bestimmter Baustoff verarbeitet werden muss,
  • der Gärtner, der für den heimischen Garten überlegt, mit welchen Pflanzen er eine zugige und schattige Ecke seiner kleinen Oase verschönern kann, bevor er den nächsten Gartenmarkt aufsucht,
  • der Spielehersteller oder -verkäufer, der seinen Kunden die Anleitungen von den gängigsten Spielen zur Verfügung stellt oder
  • die Reinigung um die Ecke, die eine kleines Handbuch für Fleckennotfälle aller Art anbietet.

Viele Firmen stellen Whitepaper zur Verfügung, damit die Kunden vom Fachwissen der Experten profitieren können. Die Deutsche Handwerkszeitung beispielsweise stellt Interessierten ein Whitepaper rund um das Thema Corona zur Verfügung mit Informationen, wie Arbeitgeber ihre Mitarbeiter im Arbeitsalltag richtig schützen können, was beim Kontakt mit dem Kunden zu beachten ist und wo es Schutzausrüstung zu marktkonformen Preisen gibt. (Quelle: https://whitepaper.deutsche-handwerks-zeitung.de/).

Selbst Behörden und Ämter haben dies inzwischen erkannt und stellen (wenn auch langsam) immer mehr auf digitale Angebote um. So bietet beispielsweise die Stadt Karlsruhe ein digitales Bürgerbüro, auf dem man auch nachts oder am Wochenende seinen Hund anmelden oder ein Auto zulassen kann.

Die Digitalisierung bringt auch für das eigene Unternehmen enorme Vorteile:

  • Es wird Platz gespart, weil die Unterlagen nicht mehr ganze Aktenschränke füllen.
  • Die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten sind schneller, weil man nicht mehr in den Untiefen der Aktenordner nach Dokumenten suchen muss und Unterlagen sozusagen mit einem Klick zur Verfügung stehen.
  • Die gesetzlichen Vorgaben nach GOBD & DSGVO können leichter erfüllt werden.
  • Unternehmensprozesse können über digitale Workflows gesteuert werden.
  • Es entstehen keine Mehrfachkopien, weil ein zentraler Zugriff für Benutzer entsteht.
Digitalisierung
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Das ganze funktioniert natürlich nur, wenn ihre Kunden von Ihrem Service-Angebot wissen und Sie Ihre Kunden regelmäßig über die erweiterten Service-Angebote informieren, z.B. mit einem Newsletter. So zeigen Sie sich kompetent und steigern die Kundenbindung, indem Sie Ihren Kunden einen zusätzlichen Service bieten.

Noch mehr Inspiration und kreative Ideen gefällig? Haben Sie Fragen oder benötigen Sie Unterstützung bei der Umsetzung Ihrer digitalen Projekte? Dann schauen Sie in unsere weiteren Themen in der Rubrik „Digitalisierung Medientipp“ oder sprechen Sie uns an. Kontakt

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